10 tecnologías que no pueden faltar en una pyme

La mayoría de empresas pequeñas y medianas no saben qué programas, equipos o servicios tecnológicos adquirir para mejorar su competitividad. El 85 por ciento de las empresas que existen en Colombia tienen varias cosas en común: son Pymes (de menos de 10 empleados) y ‘sufre’ por ser día tras día más competitivas en su sector. Más allá del talento, nuestras Pymes se caracterizan igualmente por llevar un cerrado control de sus gastos e inversiones En todo este escenario la tecnología es un habilitador natural para hacer más fácil las tareas administrativas, financieras y de atención al público de toda empresa, y así, al final, impactar positivamente sus números y crecimiento. “la tecnología debe entenderse como un ahorro, pues en el mediano plazo la empresa recibe un retorno de su inversión mayor cuando dicha tecnología se mantiene productiva sin importar cuanto crezca la operación” José A. Barraquer (Gerente Windows Microsoft región Andina) Aunque en el mercado existe una oferta amplia de equipos, programas y servicios tecnológicos enfocados en pequeñas y medianas empresas, en muchas ocasiones, al no contar con un departamento especializado en sistemas, las directivas de una pyme no saben exáctamente qué tecnologías deberían adquirir. Por eso, a continuación, presentamos una lista con las diez aplicaciones tecnológicas básicas que toda pyme debería tener para enfrentar con decisión a su competencia y para elevar sus niveles de eficiencia operacional: 1. Sistema de red. Hace referencia a los equipos y programas que permiten a los computadores de la empresa compartir archivos entre sí, conectarse a Internet y usar servicios como la impresión. 2. Programas administrativos. Existen varias opciones de paquetes que incluyen software contable, financiero, de nómina, control de inventarios, de relación con los clientes y los proveedores, etc. que no solo automatizan y hacen más eficientes tales procesos, sino que ayudan a la compañía a cumplir con las obligaciones de ley en cuanto a seguridad social e impuestos. 3. Un servidor. Es un PC que controla los sistemas de red, almacena la información, permite que los empleados la compartan, aloja a los programas administrativos y ‘reparte’ algunos servicios en red como el acceso a Internet. 4. Una base de datos. Este programa guarda la información completa por registros de cada producto, pedido, despacho o empleado. 5. Un sitio web. Es fundamental en estos tiempos contar con presencia en la Red. Al menos un sitio nominal con información básica de la compañía, sus productos y datos de contacto. Este tipo de programas le darán un orden y eficiencia altísimos al flujo de información al interior de la empresa. 6. Una conexión de alta velocidad a Internet. Es una de las más importantes y necesarias. Con ella la empresa podrá estar conectada las 24 horas del día con sus empleados, clientes y proveedores a través de correo electrónico o de programas de mensajería instantánea (chat). Existen otras aplicaciones como la videovigilancia (una cámara conectada al acceso de Internet) para vigilar fábricas, bodegas u oficinas. También sirve para actualizar el sitio web y para hacer transacciones bancarias o con proveedores. 7. PC portátiles. Son un poco más costosos pero elevarán la productividad de sus empleados cerca de un 30 por ciento (según el fabricante de chips para computador Intel)Son ideales para trabajadores de las áreas comerciales o de soporte. 8. Mensajería instantánea. Se basa en mensajes de texto y tiene varias ventajas: es gratuito (puede bajar un programa en messenger.msn.com o yahoo.messenger.com) y le servirá para comunicarse (o brindar soporte) a clientes y socios de negocio, ahorrando en facturas telefónicas y con la opción de intercambiar archivos de trabajo en vivo. 9. Sistemas de seguridad. Otra de las aplicaciones críticas, más aún si cuenta con una conexión de alta velocidad a Internet. El ‘ejército’ de aplicaciones para evitar que se le pierda la información de negocio o que un delincuente externo se meta en sus sistemas son: un antivirus, un firewall (que se encarga de revisar y autorizar los archivos y programas que entran o salen a través de Internet) y un antispyware (que evita que le instalen en los PC programas espías o esos que hacen llamadas al exterior sin que usted lo sepa). Algunos son gratuitos. Visite free.grisoft.com (antivirus) y www.lavasoftusa.com (antispyware). 10. Un dominio web. Es una dirección de Internet con el nombre de su compañía. Le servirá no solo para ‘colgar’ el sitio web de su negocio, sino para crear cuentas de correo electrónico corporativas. Nada más penoso que un gerente de pyme que tiene en su tarjeta de presentación un correo de Yahoo o Hotmail.

Tomado de la revista ENTER. Autor josgar@eltiempo.com.co